Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Übersicht der Verarbeitungen

easyADK ist eine digitale Lösung zur Verwaltung von Ausbildungsdiagrammkarten für Fahrschulen. Im Rahmen der Nutzung unserer Anwendung verarbeiten wir personenbezogene Daten, um Ihnen unsere Dienste bereitzustellen.

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Daten von Fahrschülern

Zur Dokumentation des Ausbildungsstandes verarbeiten wir folgende Daten Ihrer Fahrschüler:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse (optional)
• Telefonnummer (optional)
• Führerscheinklasse
• Ausbildungsstand (Lernfortschritt auf der Ausbildungsdiagrammkarte)

3.2 Daten von Fahrlehrern

Bei der Einladung von Fahrlehrern durch den Fahrschulinhaber verarbeiten wir:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse

3.3 Daten von Fahrschulinhabern

Bei der Registrierung und Nutzung unseres Dienstes verarbeiten wir:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Name der Fahrschule
• Zahlungsinformationen (werden durch unseren Zahlungsdienstleister Stripe verarbeitet)

3.4 Technische Daten

Bei der Nutzung unserer Anwendung werden automatisch folgende technische Daten erhoben:

• IP-Adresse (anonymisiert)
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

3.5 Freiwillige Bedarfsumfragen

Wir können ausgewählten, angemeldeten Fahrschulinhabern freiwillige Bedarfsumfragen anzeigen, um Arbeitsabläufe, Probleme und Prioritäten für mögliche neue Funktionen zu verstehen. Eine Nichtteilnahme oder das Verschieben der Umfrage hat keine Auswirkungen auf Ihr Konto, Ihren Funktionsumfang, Ihre Testphase oder Ihr Abonnement. Wir fragen dabei nicht nach Ihrer Zahlungsbereitschaft.

Die Teilnahme ist nicht anonym. Wir verarbeiten die Kennung und Version der Umfrage, Ihren Teilnahmestatus und die zugehörigen Zeitpunkte (angezeigt, später, nicht teilgenommen oder abgeschlossen), Ihre ausgewählten Antworten sowie die für die Zuordnung erforderlichen Konto- und Fahrschuldaten. Dazu können Name, E-Mail-Adresse, Benutzer- und Fahrschulkennung, Fahrschulname und Kontomodell gehören.

Abgeschlossene Antworten werden in unserer Anwendungsdatenbank gespeichert. Beim erstmaligen Abschluss wird zusätzlich eine interne Benachrichtigungs-E-Mail mit Fahrschule, Ansprechpartner und den Antworten an ein internes EasyADK-Postfach gesendet, damit wir die Angaben manuell auswerten und Sie auf Ihren Wunsch später informieren können. Wir melden uns dafür erst, wenn die noch zu entwickelnden Verwaltungsfunktionen als kostenlos testbare Version verfügbar sind. Die Umfrage startet keinen unmittelbaren Test. Ein solcher Hinweis ist keine Zusage, begründet keinen Anspruch und führt nicht automatisch zu einer kostenpflichtigen Nutzung.

4. Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Betrieb der easyADK-Anwendung
• Dokumentation des Ausbildungsstandes von Fahrschülern gemäß gesetzlicher Anforderungen
• Verwaltung von Benutzerkonten und Fahrschulzugängen
• Abwicklung von Zahlungen
• Kommunikation bezüglich Ihres Kontos und unserer Dienste
• Verbesserung und Weiterentwicklung unserer Anwendung
• Analyse öffentlicher Seiten und der App-Nutzung nach Ihrer Einwilligung
• Freiwillige Ermittlung und Auswertung des Bedarfs von Fahrschulen an möglichen neuen Funktionen

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Die Verarbeitung ist erforderlich zur Erfüllung des Vertrages über die Nutzung von easyADK.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung): Die Speicherung von Ausbildungsnachweisen erfolgt zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): Die Verarbeitung technischer Daten erfolgt zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und Stabilität unserer Dienste. Außerdem verarbeiten wir freiwillig übermittelte Bedarfsangaben, um unser Produkt am tatsächlichen Bedarf von Fahrschulen auszurichten. Unser Interesse wird durch die freiwillige Teilnahme, die Möglichkeit zur Nichtteilnahme und Ihre Betroffenenrechte begrenzt.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Google Analytics 4 zur Auswertung unserer öffentlichen Seiten und der Nutzung der App verwenden wir ausschließlich nach Ihrer freiwilligen Zustimmung. Sie können diese jederzeit über „Analyse-Einstellungen“ im Seitenfuß, in der App unter „FAQ & Hilfe“ und im Schülerportal am Seitenende widerrufen.

6. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben:

• Gesetzliche Aufbewahrung und Exporte: Die Fahrschule ist für erforderliche Exporte und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten verantwortlich. EasyADK garantiert keine fünfjährige Archivierung gelöschter Fahrschüler. Wird ein Fahrschüler gelöscht, werden die Daten standardmäßig 30 Tage für eine mögliche Support-Wiederherstellung vorgehalten und danach endgültig und unwiderruflich gelöscht.
• Backups und Wiederherstellung: Backups dienen ausschließlich der Disaster Recovery und laufen über die normale Rotation aus. Nach einer vollständigen Systemwiederherstellung werden überfällige Löschungen erneut ausgeführt.
• Kontodaten: Bis zur Löschung des Benutzerkontos, danach entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (max. 10 Jahre für steuerrelevante Daten)
• Technische Daten: Maximal 90 Tage
• Google Analytics 4: Nutzer- und Ereignisdaten werden in unserer Google-Analytics-Property 14 Monate gespeichert, ohne Verlängerung bei erneuter Aktivität. Aggregierte Berichte können länger bestehen. Die Einwilligungsentscheidung speichern wir lokal auf Ihrem Gerät, bis Sie sie ändern oder den Browser-Speicher löschen.
• Daten aus Bedarfsumfragen: Bis sie für die Produktauswertung nicht mehr erforderlich sind oder Sie der Verarbeitung wirksam widersprechen. Spätestens bei der Löschung der zugeordneten Fahrschule wird der mandantengebundene Datenbankeintrag automatisch gelöscht. Interne Benachrichtigungs-E-Mails werden nach unserem gesonderten betrieblichen Löschverfahren entfernt, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

7. Datenempfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen zur Erbringung unserer Dienste und, nach Ihrer Einwilligung, zur Seitenanalyse folgende Anbieter ein:

• Hosting-Anbieter: Unsere Server befinden sich ausschließlich in der Europäischen Union. Wir setzen auf EU-basierte Hosting-Dienste, die DSGVO-konform arbeiten.
• Auth0 (Okta): Für die sichere Authentifizierung nutzen wir Auth0. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.
• Stripe: Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir Stripe. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten eigenverantwortlich. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe.
• Google Ireland Limited: Nach Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4 zur Analyse der Nutzung unserer öffentlichen Seiten und der App. Dabei ist eine Verarbeitung durch Google auch außerhalb der EU/des EWR möglich.
• Interne Umfrageauswertung und E-Mail-Infrastruktur: Abgeschlossene Bedarfsumfragen werden in unserer Anwendungsdatenbank gespeichert und beim ersten Abschluss einmalig über unsere E-Mail-Infrastruktur an ein internes EasyADK-Postfach übermittelt. Auf diese Angaben greifen nur hierzu berechtigte Personen zu; eingesetzte Hosting- und E-Mail-Dienstleister verarbeiten sie ausschließlich in unserem Auftrag.

Unsere Anwendungsserver befinden sich in der EU. Bei einer Einwilligung in Google Analytics 4 kann die Analyse-Datenverarbeitung auch außerhalb der EU/des EWR stattfinden.

8. Ihre Rechte

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, unrichtige Daten berichtigen zu lassen.
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen, sofern die Verarbeitung auf berechtigten Interessen basiert.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden unter der oben genannten Kontaktadresse.

9. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen. Sie können sich hierzu an die Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

10. Cookies und lokale Speicherung

Die Schriftarten Inter, Inter Tight und Instrument Serif werden über unsere eigene Website bereitgestellt. Beim Laden dieser Schriftarten wird keine Verbindung zu Google-Servern hergestellt.

Ohne Einwilligung in Google Analytics 4 verwendet easyADK nur technisch notwendige Cookies und lokale Speicherung:

• Authentifizierungs-Cookies: Für die sichere Anmeldung und Sitzungsverwaltung (httpOnly, Secure)
• XSRF-Token: Zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery-Angriffen
• Lokale Speicherung (IndexedDB): Für die kurzzeitige Offline-Fortsetzung einer bereits online gestarteten Ausbildungseinheit oder Prüfungssimulation werden die dafür erforderlichen Eingaben und Sync-Ereignisse lokal im Browser-Speicher Ihres Geräts gespeichert. Diese Daten verlassen Ihr Gerät nur zur vorgesehenen Synchronisation mit unseren Servern; Stammdaten-, Verwaltungs-, Planungs-, Auswertungs-, Portal- und Abrechnungsfunktionen verwenden keinen fachlichen Offline-Cache.
• Registrierungsentwurf: Ein noch nicht abgesendetes Registrierungsformular kann lokal im Browser-Speicher abgelegt werden, damit Eingaben nach einem Reload erhalten bleiben. Die Registrierung selbst benötigt weiterhin eine Internetverbindung und wird nicht automatisch synchronisiert.

Wenn Sie zustimmen, laden wir Google Analytics 4 (Mess-ID G-5JGSHQ5G6Q) von Google. Google kann dann Analyse-Cookies wie „_ga“ setzen und Angaben zu Ihren Besuchen auf unseren öffentlichen Seiten und zur Nutzung der App sowie technische Informationen verarbeiten. Die optionale App-Analyse umfasst bereinigte Seitenaufrufe, Nutzerrolle, Kontomodell, einen kategorisierten Abostatus, Browser- oder App-Modus sowie Ereignisse zur Registrierung, Starthilfe, Schüleranlage und Fahrstundendokumentation. Namen, E-Mail-Adressen, Schüler- und Fahrschulkennungen, Formularinhalte, Unterschriften und individuelle Lernstände übermitteln wir dabei nicht. App-Seitenpfade und Titel verwenden feste Bezeichnungen ohne Datensatzkennungen; Suchparameter und Referrer werden nicht übermittelt. Google-Signale und Anzeigenpersonalisierung deaktivieren wir im Tag. Ohne Zustimmung wird der Google-Tag nicht geladen. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über „Analyse-Einstellungen“ im Seitenfuß, in der App unter „FAQ & Hilfe“ und im Schülerportal am Seitenende ändern; beim Widerruf werden die zugehörigen Cookies auf dieser Domain gelöscht. Cookies zu Werbezwecken setzen wir nicht ein.

Bei kurzen Verbindungsabbrüchen halten wir bis zu 100 bereits mit Einwilligung erfasste App-Ereignisse höchstens 30 Minuten im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite und senden sie nach Wiederverbindung. Beim Schließen oder Neuladen der Seite, Kontowechsel, Abmelden oder Widerruf werden sie verworfen. Für die Analyse legen wir keinen zusätzlichen dauerhaften Offline-Speicher an. Eine frühere Zustimmung ausschließlich zur Analyse öffentlicher Seiten übernehmen wir nicht für diesen erweiterten Zweck.

11. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Dazu gehören:

• Verschlüsselte Datenübertragung (TLS/SSL)
• Sichere Authentifizierung über Auth0
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Zugriffsbeschränkungen und Berechtigungskonzepte
• Hosting in zertifizierten EU-Rechenzentren

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Dienste anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie gesondert informieren.